Controlling - zarządzanie przez motywację
Masz niejasne poczucie, że w twojej firmie zbyt wiele wydaje się na rozmowy telefoniczne. A może to koszty materiałów są zbyt wysokie. Nie jesteś też pewien, czy dział sprzedaży\nrzeczywiście podniósł swoją efektywność. Czujesz, że wymyka ci się zbyt wiele spraw? Potrzebujesz controllingu?
 
Controlling jest jednym z bardziej efektywnych narzędzi nowoczesnego zarządzania firmą. Jego geneza sięga lat 30 i wielkiego kryzysu w USA.  Do Polski trafia dziś głównie dzięki filiom międzynarodowych korporacji. Choć po to użyteczne narzędzie kontroli efektywności sięga również coraz więcej firm średnich.
Gdzie tracisz, na czym zarabiasz?
Controlling pozwala na bieżąco śledzić interesujące nas aspekty funkcjonowania firmy. Dlaczego wzrosły koszty wynagrodzeń? Który dział firmy zarobił najwięcej? Gdzie proporcja kosztów materiałów do ilości zatrudnionych jest największa? Które projekty przekroczyły termin zakończenia realizacji? Czy bardziej kalkuluje się handlować z Poznaniem czy z Warszawą? Jaka jest korelacja między kosztami zrealizowanej kampanii marketingowej a jej efektem w postaci wzrostu sprzedaży?
Który produkt jest bardziej rentowny, a na którym firma zarabia najmniej? Gdzie powstały odchylenia od budżetów? Gdzie odchylenia są uzasadnione? Na realizacji jakich procesów najwięcej firma zarabia, a na których traci? To dopiero początek listy pytań, na które odpowiada controlling, wspomagany przez narzędzia informatyczne.
To jeszcze nie wszystko: w przedsiębiorstwach, w których wdrożono controlling, na informację już się nie czeka. To ona oczekuje na uwagę ze strony kierownika działu,
czy zarządu.
Znasz to z autopsji
Coraz więcej firm, czasem nawet nieświadomie, instynktownie, zaczyna stosować w zarządzaniu strategie, będące właśnie narzędziami controllingu. Mamy z nim do czynienia tam, gdzie zarządzanie opiera się na: decentralizacji, motywacji, sprecyzowaniu celu, rachunkowości zarządczej i spójnym systemie informacji:
1. Decentralizacja. Nadanie uprawnień decyzyjnych kierownikom średniego i niższego szczebla, z jednoczesnym dostarczeniem bieżącej informacji zwrotnej o wpływie decyzji na wynik finansowy.                                             
2. Motywacja. Jednoznaczne związanie efektywności każdej jednostki firmy z informacją o stopniu tej efektywności (bynajmniej nie najważniejsze jest w tym miejscu
powiązanie wynagrodzeń z wynikiem całej firmy).
3. Sprecyzowanie celu. Bardziej istotne niż szczegółowe budżety poszczególnych obszarów organizacyjnych firmy, jest synergiczne powiązanie wszystkich planowanych działań cząstkowych oraz kontrola ich skuteczności w osiąganiu celu całej firmy. 
4. Rachunkowość zarządcza. Odpowiednie przetworzenie
danych finansowych i księgowych firmy do celów zarządzania oraz podejmowania decyzji ekonomicznych i organizacyjnych w firmie.  
5. System informacji. Zbieranie w sposób zorganizowany, przetwarzający i dostarczający decydentom  bieżących informacji na temat wszystkich obszarów funkcjonalnych firmy.
Cel – optymalizacja kosztów
Spróbujmy prześledzić typowe zagadnienie controllingowe, jakim jest optymalizacja kosztów na przykładzie analizy kosztów rozmów telefonicznych w firmie. Otóż proste zanalizowanie bilingów telefonicznych, odpowiednio powiązane z kosztami rozmów, może dać nam odpowiedź na następujące pytania:
  • Do jakich sieci telefonicznych dzwonimy najczęściej?
  • Jaki jest udział połączeń do własnych telefonów komórkowych firmy w powyższych połączeniach?
  • Które działy w firmie dzwonią najwięcej a które najmniej i jaka jest korelacja czasu rozmów z wynikiem ekonomicznym działu?
  • Jaki jest rozkład częstotliwości rozmów w czasie?
  • Lub bardziej szczegółowo: gdzie dzwoniono najczęściej na telefony stacjonarne w kwietniu 2015 roku?
W przeprowadzonej analizie może się okazać między innymi, że firma ponosi duże koszty związane z połączeniami z sieci stacjonarnej do własnych telefonów komórkowych. Krótka kalkulacja pozwoli wykazać celowość zakupu usługi bezpośredniego przekierowania z telefonów stacjonarnych do sieci komórkowej, wykorzystywanej przez firmę.
W opisywanym przykładzie należy zwrócić uwagę na zastosowania odpowiednich informatycznych narzędzi do gromadzenia, przetwarzania i prezentacji danych analitycznych, takich jak np. Analysis Server firmy Microsoft i Program Pro Clarity do przeglądania danych z hurtowni danych. Zastosowanie powyższej technologii pozwala firmie na analizę informacji wielowymiarowej.
Historia pewnego hot-line
Nie porzucając telefonów przejdźmy do ludzkich zachowań związanych z istnieniem controllingu. Przykład organizacji front-office pokazuje, jak dostarczanie bieżących informacji może motywować pracowników.  Otóż służby przedsiębiorstwa świadczące informację oraz serwis telefoniczny można na bieżąco informować – za pomocą widocznych dla wszystkich wyświetlanych rankingów – który z pracowników ma najszybszy czas odpowiedzi na zapytania klientów.
Natychmiast znika w firmie problem głuchego telefonu, niezadowolonych i źle poinformowanych klientów, a co za tym idzie, rośnie wartość firmy mierzona zadowoleniem jej kontrahentów. 
Aspekty motywacyjne spotykamy praktycznie na każdym kroku: w dziale sprzedaży, organizacji produkcji, kontroli kosztów, itp. Nic tak nie zmotywuje pracowników jak bieżąca, rzetelna i odpowiednio ukierunkowana informacja: „Robisz to lepiej niż inni".
Organizacja przede wszystkim
Prawidłowe wdrożenie narzędzi controllingu jednoznacznie wymusza odpowiednią organizację firmy. Począwszy od ustalenia struktury organizacyjnej, poprzez system rozliczeń finansowych, na całym procesie dekretacji dokumentów kończąc. Co więcej, istnienie controllingu w firmie nie jest możliwe bez odpowiednich programów informatycznych, wspomagających jego funkcjonowanie poprzez systemowe zespolenie powiązań organizacyjnych oraz gromadzenie danych na temat różnych obszarów przedsiębiorstwa, nie tylko finansowo-księgowych.
Jak stworzyć proces tworzenia analitycznej struktury wielowymiarowej na potrzeby firmy?
Użytkownicy definiują listę wymiarów analitycznych, którymi są zainteresowani, np. działy firmy, projekty, klientów, rodzaje kosztów, kampanie marketingowe, czy produkty.
Następnie, dzięki mechanizmowi „work flow", wszystkie trafiające do firmy lub wykorzystywane wewnątrz dokumenty opisywane są słownikowymi miarami wymiarów, wskazującymi na odpowiednie: centrum, projekt, klienta, itp., z którym związana jest na przykład wydana lub zarobiona kwota. Dzięki temu natychmiast (zanim odpowiedni dekret zostanie zaksięgowany) dysponujemy wieloprzekrojową informacją na temat poszczególnych, realizowanych przez firmę procesów. Analiza on-line powoduje, że na efekty nie trzeba długo czekać.

Prześlij komentarz

Obsługiwane przez usługę Blogger.